こんにちは！オタマロです。
日本は他の先進諸国と比較して労働時間に対する生産性が低い状況が続いています。日本人の勤勉・真面目さが美徳とされる文化、精神性の中では、ある意味当たり前の帰結であると思っています。
それでもこれまでは、終身雇用制度のもと勤勉、真面目に仕事に向かうことでその努力の成果を得ることができました。
しかし昨今、終身雇用制度の崩壊が始まる中では、生産性の高い社員のみが評価される社会に移行することが想定されます。
今回は、生産性を上げる＝残業を削減するための「やらないことリスト」の作り方についてご紹介させていただきます。この「やらないことリスト」を作成することで、劇的に残業時間を減らすことが期待できます。
日々、仕事に追われている方、働き方を変えていきたいと思っているビジネスマンの一助となれば幸いです！
・自分のスキルアップ、やりたいことに注力したい方
・仕事の断捨離をしたいが、その後のハレーションが怖いなと思っている方
残業削減のための「やらないことリスト」の作り方
仕事の生産性を上げるために、まず取り組んでいただきたいのは「やらないことリスト」を作ることをおススメします。
当たり前の話ですが、時間は有限です。時間が無限であれば、自分が設定したTODOリストを全てこなすことは可能です。しかし、現実は、時間は有限であり、全てをこなすことは不可能です。この有限な時間の中で最大の生産性を出すためには、「やらないこと」を決めることが非常に重要となります。
私の仕事の経験則上、意味のない「作業」をたくさん頼まれてきました。これに確実に答えていくことで実際に会社での評価を得ることもできました。しかし、この仕事のやり方は、犠牲にするものが多すぎます。自分の時間は当然として、家族との時間、友人との時間等、さまざまな犠牲を払って初めて成立します。
やらないことリストを作成することで、この無駄な「作業」を削減させ、自分の価値を最大化しつつ他の時間を生み出すことができます。具体的なやらないことリストの作り方の手順は以下のとおりです。
・自分にとって価値のある仕事とは、「パフォーマンスの費用対効果が高いもの」、「スキルアップにつながるもの」
・上記以外の「作業」は、「人に任せる」、「やらないこと」を徹底する
ポイントは、「自分に価値のある仕事を見つけ出す」という点です。「パフォーマンスの費用対効果が高いもの」というのは、仕事を完結させたときの影響力の強さを指します。例えば、同じ１時間をかけて、「請求書の整理」をすることと「新規事業案を作成」することでは、後者の方が社内における自分のプレゼンスは向上しやすいかと思います。また、「業務メールの返信」よりも、「役員への説明資料作成」の方が重要であるかと思います。この、費用対効果の悪い「作業」を後回しにするのではなく、「やらない」もしくは「人に任せる」ことで、タスク量をコントロールすることが可能です。
優秀な人ほど自分のできる範囲が広いため、どうしても自分でやった方が早いと考えてしまいます。教える方がめんどくさく感じてしまいます。しかし、「人に任せる」ことで自分の時間的リソースを確保しつつ、組織としての業務を維持することも可能となります。
また、「作業」は最初は「学び」があります。今まで知らなかったスキームや作業仔細を知ることや実務を知ることは重要です。一方、これを継続してしまうと、学びの効果は下がってしまいます。実務にある程度習熟した時点で、業務の見直しを図るべきです。
具体的な「やらないことリスト」の例
私個人の事例で恐縮ですが、私の「やらないことリスト」を公開させていただきます。やらないことだけでなく、気をつけていることも記載していますので、参考にいただけると幸いです。
都度、メール返信をすると集中力が落ちます。どんなに緊急であっても、相手方からこの時間にしかあの人はメールを見ない
と思わせれば勝ちです。
・自分が発言する内容が思いつかない会議には参加しない。したとしてもweb会議。
発言して会議に貢献できなければ、参加しません。web会議は耳だけ貸して、必要情報を収集するために参加します。
・どんなに自分でやった方が早くでも、自分でないといけない作業でなければ人に任せる。
学びがなければ、やりません。自分である必要性を常に考えながら「仕事」と「作業」を切り分けています。
・資料作成は、20%〜30%までは本気を出す。それ以上は、上司やチームで詰める。
パレートの法則に乗っ取り、資料のコアとなる重要なものは全体の20%〜30%の部分です。その時点で周りに確認いただくこ
とで、チームとして成果とすることができるとともに、自分の作業時間を減らすことができます。
・上司から指示を受けるときは、納期、リソースを必ず確認。「わかりました」は言わない。
上司からの指示について、自分のキャパを超えているか否かを判断します。上司の指示は、場合によっては無駄な仕事もあり
ます。牽制することで、上司も考えてから指示を出すようになります。
「やらないことリスト」を作った後の課題
「やらないことリスト」は決して万能ではありません。これを実際に運用していくと、周りから嫌われます笑
作業を振られた方は溜まったもんじゃありません。メールの返信がもらえない人はイライラします。仕事の指示がしにくい上司からは何かと、嫌味を言われます。これに耐えられない方は、「やらないことリスト」の実践はやめた方がいいです。日本的な美徳を優先するということも一つの選択肢ですし、その中で上手くやるというのも一つの人生です。
しかし、「やらないことリスト」を実践しながらも、「嫌われない」ということができればそれに越したことはありません。これを両立することが、できるビジネスマンに近づくということだと考えています。
「やらないことリスト」を運用するための対策
嫌われずに「やらないことリスト」を実践するためには、「悪魔に魂を売る」必要があります。
少し大袈裟ではありますが、戦略的に仕事と向き合うことで、敵をつくらず成果を上げることも可能です。
具体的な対策は以下のとおりです。明日からすぐにできるわけではないですが、少しずつ実績を積み上げることで、「やらないことリスト」を実現することができます。
任せる人以上の実績は最低限必要です。相手がやらざるを得ない力関係を構築する必要があります。自分が本業に注力することで結果としてチームの成果が上がるという実績を積み上げることで、信用を高めることができます。当然、依頼をする時は丁寧に依頼をすることは大切ですが、それ以上に相手が仕事を受けることがチームに貢献することにつながるという意識を持たせることが重要です。
・人、チームをよく知り、任せ方を工夫する
プライベートを含めて、相手をよく知ることも大切です。相手が何に喜ぶのかを知り尽くすことです。仕事の成果が喜びの方に作業を任せることは難しいです。仕事以外に大きな価値観を持つ方には、その仕事以外の価値を御礼としてお返しすることで良好な関係を築くことができます。出会いの場でもいいですし、オススメのお店を教えてあげてもいいです。仕事以外のメリットを提供することが重要です。
・自分の弱点をさらけだす（人たらしになる）
弱点を自分からさらけだすことで、助けてあげたいと思ってもらうことも大切です。人間、理屈よりも情で動く動物です。可愛い奴と思わせることで支援を得ることができます。完璧超人を誰も助けようとしはしません。仕事以外の弱点を晒すことで、親しみを感じてもらいやすくなります。上司や年上の対策としてオススメです。
残業削減のための「やらないことリスト」のまとめ
以上、残業削減のための「やらないことリスト」のススメをご紹介させていただきました。以下、内容のまとめです。
・一方、相手に嫌われやすいという課題も発生する。
・課題対策は時間がかかるものの、しっかりと準備することで、嫌われずに「やらないことリスト」を実践することは可能。
仕事だけではなく自己投資や、家庭の充実により人生をより豊かにすることもできます。仕事に集中することは、決して他の重要な事柄を犠牲にしなければいけないことと同義ではありません。
残業で苦しんでいるビジネスマンの皆様のご参考になれば幸いです！
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